12 Tips Om Beter Te Plannen

Als je leeftijd snel richting de 30 gaat, moet je helaas op den duur toch accepteren dat je het volwassen leven hebt bereikt. Dat houdt in dat je toch echt langzaamaan zelfstandig moet worden en je niet elke week je vuile was bij je ouders kunt droppen. Een hoop verantwoordelijkheden komen om de hoek kijken en wellicht veroorzaakt dat wat chaos in je hoofd. Structuur en regelmaat kunnen dan uitkomst bieden en een goede planning is daarbij erg handig. Lees deze blog dus vooral als je nog wat struggles hebt met het maken van een goede planning. Ook geschikt voor mensen nog ver onder de 30 of er ver boven.

Als je een vaste baan hebt en kinderen zul je waarschijnlijk wel meer regelmaat hebben dan wanneer je zoals ik ZZP’er bent en enkel een groot klein kind (lees man of vriend) en 2 katten hebt om voor te zorgen. Plannen is jarenlang niet mijn sterkste kant geweest. Ik had vaak het gevoel alleen maar achter de feiten aan te lopen. Dat doe ik nu nog steeds weleens, maar op z’n minst staan die ‘feiten’ wel ergens op papier, zodat ik ze sneller op kan pakken als er ineens wat ruimte over is in de planning. Zoals ik al eerder schreef ben ik een multipotentialist en mijn hoofd heeft dagelijks een hoop ideeën en to do’s te verwerken en zo’n hoofd kan al snel op ontploffen staan. Met een juiste planning kan ik me nu makkelijker en beter focussen op de taken die op dat moment moeten gebeuren. Ook wanneer ik moe ben en eigenlijk even geen zin heb om aan de slag te gaan met die waslijst aan dingen in mijn hoofd, is het makkelijker om toch maar ‘gewoon’ de planning te volgen in plaats van toe te geven aan het negatieve gevoel. Mijn tips so far:

1. Greenbook

De plek waarop je je planning maakt is erg belangrijk. Je hebt kant en klare planners van bijvoorbeeld de structuurjunkie, maar als je creatief bent kun je ze ook zelf helemaal vormgeven in bijvoorbeeld een bullet journal. Dit deed ik eerst ook en was een erg leuke manier, maar ook veel werk op den duur. Momenteel maak ik nu gebruik van de Greenbook van Greenstory. Dit is een eco-friendly en uitwisbaar notitieboek waarmee je alle kanten op kunt. Ik maak nu gebruik van verschillende pagina’s waarop ik mijn planning maak. Daarnaast kun je natuurlijk ook digitaal een planning maken.

2. Trello

Voor de volledigheid van mijn planning maak ik naast mijn Greenbook ook gebruik van Trello. Met deze tool kun je gemakkelijk lijstjes maken, projecten opsplitsen en de voortgang bijhouden. Daarnaast zijn er nog talloze andere opties, zoals kalenders, werken in teamverband en koppelingen met andere veelgebruikte apps zoals Google Drive. Deze tool is echt een toevoeging voor mij, omdat ik er makkelijker lijstjes mee kan maken en sorteren, maar ook omdat ik er dan simpelweg linkjes in kan zetten die verwijzen naar een deel van het project of op privé gebied bijvoorbeeld naar een recept. Ik kan deze gratis tool echt aanraden in ieder geval.

3. Dumplijst

Als je helemaal nieuw start met plannen is het ontzettend handig om te beginnen met een ‘dumplijst’. Hierin zet je letterlijk alle to do’s, projecten en ideeën die er in je hoofd opkomen. Ga net zo lang door tot je het gevoel hebt dat je hoofd wat leger is. Deze dumplijst is een van mijn meest belangrijke lijstjes. Simpelweg omdat ik daar nog steeds elke keer iets in zet als het in mijn hoofd opkomt. Vervolgens zorg ik dat ik minimaal wekelijks deze lijst even doorspit en alles hieruit sorteer op prioriteit in de desbetreffende projecten. Zo weet je dat alle ideeën die in je opkomen ook ergens staan en dat zorgt voor rust in je hoofd. Believe me, it works!

4. Dag-, week- en maandplanning

Als je een planning maakt is het natuurlijk belangrijk om altijd je doelen en deadlines in de gaten te houden. Daarom maak je niet alleen een dag- of weekplanning, maar ook een maand- of zelfs jaarplanning. Een planning is natuurlijk leuk, maar je moet wel ergens naartoe blijven werken. Door de lange termijn planningen verlies je je doelen niet uit het oog. Aan de andere kant heb je de zeer korte termijn planning, namelijk de dagplanning. Dankzij deze planning kun je meer structuur in je dag krijgen. In plaats van alleen focussen op die to do lijst die je voor die dag hebt bedacht, kun je al die to do’s netjes indelen over de dag en meteen zien of je wel tijd hebt voor alles.

5. Trial en error

Wanneer je nog geen bepaalde routine hebt en al je tijd zelf kunt indelen, is het echt een kwestie van trial en error. Maak een ideale planning en probeer het een week of twee weken uit. Al snel zul je ontdekken wat wel werkt en wat niet. Dat sommige taken meer tijd vereisen dan je verwacht en dat je energielevel op bepaalde momenten hoger is dan op andere. Hier kun je allemaal op inspelen met het verdelen van de makkelijke en moeilijke taken. Ontdek wat het beste past bij jou en hoe het plannen jou de meeste voordelen kan geven.

6. Ruimer plannen

Zoals gezegd in het vorige punt zul je al snel eens ontdekken dat bepaalde taken meer tijd nodig hebben dan verwacht. Als je een nieuw soort taak inplant, kun je dus beter van tevoren ook meteen meer tijd hiervoor inplannen dan je in eerste instantie denkt nodig te hebben. Voorkomt nogal eens wat teleurstelling en frustratie 😉

7. Eat the frog

Een van de bekende tips omtrent plannen is de ‘eat the frog’. Zet de moeilijkste taak of de taak waar je het meest tegenop ziet zoveel mogelijk aan het begin van je planning. Zo hoef je niet de hele dag tegenop te kijken en kun je de rest van de dag meer genieten van de leuke dingen op je planning. Is het een taak waar je echt even tegenop ziet, probeer hem een dag van tevoren alvast voor te bereiden. Zet wat dingen klaar, zoek alvast wat informatie op of maak een stappenplan met kleine stapjes voor de taak. Zo is het makkelijker om er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan en blijft het behapbaar.

8. Houd genoeg ruimte over.

In je drukke leven kom je altijd tijd te kort. Helaas gaat dat vaak ten koste van essentiële zaken die alleen geen prioriteit hebben ten opzichte van bijvoorbeeld opdrachten voor klanten. Denk hierbij aan tijd voor jezelf, tijd voor studie, (re)organisatie van je werkomgeving of evaluatie, maar ook voor impulsieve acties. Als er een ding duidelijk is omtrent plannen is dat dat het nooit zo perfect loopt zoals je wilt of verwacht. Er komen regelmatig dingen tussendoor die op dat moment aandacht vragen, maar ook impulsieve ideeën waar je ineens heel enthousiast van wordt. Als je ergens ruimte inbouwt in je planning voor dit soort momenten voorkom je een hoop stress en kun je ook aan die dingen je volle aandacht geven.

9. Plan tijd in voor mails en social media

Of je het nu leuk vindt of niet, bijna iedereen spendeert heel veel tijd aan communicatie met anderen. Het zij via telefoon, mail of social media. Zeker als dit even tussendoor gebeurt, verlies je een hele hoop tijd hieraan. Je wordt namelijk uit je focus gehaald en voor je die weer terug hebt, duurt dat altijd wel even. Plan dus vaste momenten in op de dag voor dit. Op alle andere momenten zet je je meldingen uit, leg je je telefoon weg en sluit je je mail even af. Tijdswinst gegarandeerd!

10. Project gerelateerd plannen

Als multipotentialist zijnde heb ik altijd meerdere projecten lopen. Wat mij een hoop rust gegeven heeft is het project gerelateerd werken. Dit houdt in dat ik per dag(deel) aan een bepaald project werk. Geen mix en match van taken die nu eenmaal de meeste prioriteit hebben, maar elk dagdeel enkel focussen op de taken die horen bij een bepaald project.

11. Vooruit werken

Heb je wat tijd over bij een project? Probeer vooruit te werken of te plannen indien mogelijk. Deze blog bijvoorbeeld die je op dit moment leest is al minimaal een week eerder geschreven. Dit geeft ruimte voor onverwachte dingen in de breedste zin van het woord. Zo heb je minder stress als je de dag zelf even een minder goede dag hebt.

12. Tot slot: ga tevreden naar bed

Ken je dat gevoel als je aan het eind van de dag naar bed gaat en weet dat je alles hebt gedaan wat je wilde doen die dag? Heerlijk toch?! Om dit te garanderen moet je natuurlijk zorgen dat dit haalbaar is. Breek daarom grote taken op in kleine stukjes, zodat die makkelijker af te vinken zijn. Kruis aan in je planning wat je ‘must do’s’ zijn en welke taken meer een bonus zijn. Geen bonustaken kunnen doen? Geen probleem. Wel gedaan? Dubbel feest! En over feest gesproken. Je dagen moeten wel leuk blijven, dus beloon jezelf als je iets moeilijks klaar hebt en wissel je minder leuke taken eens af met leukere taken. Een goede planning is namelijk ook een planning waar je de volgende dag weer voor uit je bed wilt gaan.

Dit waren mijn 12 tips zo kort mogelijk samengevat. Laat me gerust weten of je hier wat aan had en of je nog aanvullingen hebt. Als dat zo uitkomt op je planning natuurlijk 🙂